5 Tipps: Ein lebendiges Social Intranet

Interne Kommunikation

Social Intranet – Fluch oder Segen? Immer mehr Unternehmen kehren der E-Mail-Kommunikation den Rücken, eruieren aktuelle Möglichkeiten und wenden sich neuen Kommunikationsformen und -kanälen zu. Nachdem soziale Netzwerke im privaten Umfeld bereits zum guten Ton gehören gewinnen sogenannte Social Intranets und Social Collaboration Plattformen in der Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung.

Um jedoch solch eine soziale Kommunikationsplattform im Unternehmen erfolgreich zu implementieren, ist es essentiell die eigenen Mitarbeiter dazu zu animieren sich zu engagieren und eine Unternehmensphilosophie des aktiven Austauschs zu fördern.

Unternehmen müssen sich dessen bewusst seien, dass mit der Einführung und Integration neuer Kommunikationsmöglichkeiten wie beispielsweise Social Intranets und sozialen Kollaborationsplattformen eine menge Arbeit verbunden ist. Für den Erfolgreichen switch zum Digital Workplace sollten, wie in jedem Projekt, vorab konkrete Ziele festgelegt werden, eine entsprechende Unternehmensstrategie zu entwickeln und begleitende, unterstützende und zielführende Kommunikationsmassnahmen zu planen. Doch neben diesen Grundpfeilern einer erfolgreichen Implementierung darf ein wichtiger Aspekt nicht in Vergessenheit geraten: Stetiger Input für eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung beim Auf- und Ausbau der neuen Kommunikationsplattform.

Die zur Verfügung Stellung der neuen Kommunikationsplattform alleine verwandelt Ihre Mitarbeiter mit grosser Wahrscheinlichkeit nicht von einem Tag auf den anderen automatisch in kommunikations- und austauschfreudige Mitarbeiter oder bis dato unbekannte Kollegen zu eng miteinander verbundenen Teammitgliedern. Solch eine Transformation benötigt viel Zeit, Engagement und vor allem Bereitschaft zum internen Kulturwandel.

Anbei einige Tipps wie die Unternehmenskultur erfolgreich beeinflusst werden kann:

1. Vorleben einer proaktiven Interaktion mit Inhalten im Social Intranet

Eigentlich spiegeln Social Networks nur das reale Leben wieder. Sie sind das Pendant in der digitalen Welt und bedienen sich eines menschlichen Bedürfnisses: Anerkennung – nur eben auf digitaler Ebene. Denn jeder Mensch kennt das erbauende Gefühl, wenn anderen Personen, Freunden oder auch völlig Unbekannten gefällt, was man selbst getan hat – ganz gleich ob on- oder offline. Um einen aktiven Austausch und die Partizipation in Communities anzuregen, muss eine proaktive Interaktion mit verfügbaren Inhalten aktiv vorgelebt werden. Ein zentrales Element davon ist das „Liken“ und auch „Sharen“ von Inhalten. Somit ist es essentiell für den Erfolg, dass Kommunikationsverantwortliche und auch Vorgesetzte mit gutem Beispiel vorangehen und tätig werden. Eben diese wichtigen Multiplikatoren können auf einfach Art und Weise alle anderen von der neuen Plattform überzeugen: Und dies schnell und unkompliziert durch bspw. das „liken“ von Beiträgen. Denn „Der Fisch fängt immer am Kopf an zu stinken“, besagt ein Sprichwort – und wenn der Kopf frisch bleibt, fügt sich auch der Rest.

2. Feedback auf Reaktionen geben im Social Intranet

Zusätzlich zu einer proaktiven Interaktion mit Beiträgen, Inhalten und Informationen von anderen Communitymitgliedern, ist auch das Thema „Feedback“ ausschlaggebend für den Erfolg einer sozialen Plattform. Selbstverständlich ist es ein gutes Gefühl wenn andere Mitglieder es gut finden, was man gemacht hat. Wenn sie sich aber darüber hinaus noch die Zeit nehmen, Feedback zu geben, ist das allerdings nochmals eine höhere Stufe der Bestätigung bzw. Anerkennung. Solch eine Rückmeldung muss natürlich nicht immer der Meinung des Autors entsprechen: Sie kann einen neuen Blickwinkel beinhalten oder auch ganz und gar anderer Meinung sein. Egal wie das Feedback ist: Es sollte respektvoll formuliert werden. Nur so wird jedes Feedback zu einem Gewinn, denn es zeigt, dass sich andere mit dem Thema auseinandersetzen. Von diesen Interaktionen lebt eine gesunde Community.

Somit ist eine wichtige Aufgabe von Kommunikationsverantwortlichen den Austausch unter den Mitgliedern zu fördern und kontinuierlich Diskussionen angestossen werden.

3. E-Mail als Kommunikationsmittel in den Hintergrund rücken durch Social Intranet

Auch wenn oft der gute Wille vorhanden ist neue Kooperations- und Kommunikationsplattformen zu nutzen, fallen Viele in alte Gewohnheiten zurück. Wichtig ist diese Kandidaten wieder auf die neue Plattform zurückzuholen und von der gewohnten E-Mail wegzubringen. Dies gelingt wenn immer wieder klar und deutlich kommuniziert wird, dass die neue Plattform der zentrale Dreh- und Angelpunkt für einen Austausch ist. Dies gelingt, wenn auf der Plattform alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, wie es die Mitarbeiter auch bisher gewohnt waren und für ihre alltägliche Arbeit benötigen.

Besser wäre wenn die Plattform deutlich mehr Informationen (bspw. Hintergrundinformationen, verwandte Informationen zu einem Thema) zur Verfügung stellt und auch gewährleistet, dass diese Informationen schneller und einfacher gefunden werden.

4. Workflowanalysen – Effizient im Social Intranet

Um auf der Kommunikations- und Kollaborationsplattform einen deutlichen Nutzen und Mehrwert für die Mitarbeiter erkennbar zu machen, müssen zuerst die unterschiedlichen Workflows der Mitarbeiter, Teams und Abteilungen analysiert werden. Somit kann im nächsten Schritt ein deutlicher Mehrwert für den Arbeitsalltag generiert werden indem digitale Lösungen aufgezeigt werden.

Folgende Fragen sollten sich Kommunikationsverantwortliche stellen und auch beantworten:

An welcher Stelle gibt es noch Kommunikationsprobleme?
Wo wird das neue digitale Angebot bereits genutzt und an welcher Stelle stockt es noch?
Welche Programme werden genutzt und in welchem Kontext?
Besteht an einer Stelle ein Potential für besseren Austausch welches noch ausgeschöpft werden kann?

Eine Identifikation und zielgerichtete Analyse von Problemen und vor allem Gewohnheiten ermöglicht, Prozesse neu zu bewerten, zu überdenken und sie somit leistungsfähiger und vor allem effizienter zu gestalten. Mitarbeitern wird somit verdeutlicht, dass die neue Kollaborations- und Kommunikationsplattform ihre Bedürfnisse im Alltag unterstützt und die tägliche Arbeit effizienter gestaltet werden kann.

5. Lass andere über die Vorteile und den Nutzen vom Social Intranet sprechen

Entscheidet sich ein Unternehmen eine soziale Kommunikation- und Kollaborationsplattform einzuführen sollte diese Entscheidung auch vorangetrieben und vor allem intern kommuniziert werden. Viel wichtiger als die Wahl einer geeigneten Software ist das Anstossen und Vorantreiben eines Wandels der internen Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Unternehmenskultur ist nämlich ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Schritt zu einer modernen Unternehmenskommunikation.

Der Vorteil und der Nutzen solch einer digitalen Plattform muss aktiv von relevanten Personen (Multiplikatoren, Vorgesetzte, Management, etc.) kommuniziert, ja sogar beworben werden.

Fazit – es zahlt sich aus

Die Investitionen in eine Einführung und vor allem die Nutzung von sozialen Unternehmensnetzwerken zahlt sich auf vielfache Art und Weise für das Unternehmen aus: Neben einer deutlichen Effizienzsteigerung wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit, -motivation und Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber erheblich gesteigert. Wenn dies intern geschafft wurde bleibt es nicht aus, dass auch Kunden und Partner zufriedener und loyaler sind.

Essentiell ist jedoch: Die beste, modernste und innovativste Kommunikations- und Kollaborationsplattform nützt nichts, wenn sie keiner nutzt. Somit ist ein ganzheitliches Kommunikationskonzept vor, während und vor allem nach einem Rollout entscheidend für den Erfolg oder auch Misserfolg des kulturellen Wandels im Unternehmen.

Auch wenn der Weg steinig erscheint, zahlt sich am Ende der Blick in die Ferne aus.

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